فوت و فن برگزاری رویدادهای محله‌محور
همایش، مراسم یا رویدادِ محله محور، برنامه‌ای است که برای و با مشارکت اعضای یک محله و یا باهمستان برگزار می‌شود. هدف رویدادهای محله‌محور معمولا افزایش همبستگی محلی، ارتباط و معاشرت بهتر ساکنان و مهم‌تر از همه شناسایی و پیگیری مطالبات و همفکری جمعی برای حل مشکلات و مسايل محله است. یک رویداد محله محور می‌تواند شیوه‌های اجرایی متفاوتی داشته باشد. برای نمونه ساکنان یک باهمستان ممکن است تصمیم بگیرند برای حل اختلاف با مقامات محلی یک جلسه پرسش و پاسخ برگزار کنند در حالیکه در یک باهمستان دیگر برای همین مشکل یک جشنواره کوچک محلی ممکن است برگزار شود.
تصور کنید که تصمیم دارید با تعدادی از اعضای کانون بانوان محله‌تان، یک جلسه پرسش و پاسخ محلی با اعضای شورا و نمایندگانی از شهرداری در سرای محله برگزار کنید. از دو هفته پیش دعوتنامه‌ها را فرستاده‌اید و اطلاع رسانی هم کرده‌اید، اما درست در صبح روز جلسه، به شما اطلاع می‌دهند که نمایندگان شهرداری و دونفر از سه عضو شورا نمی‌توانند در جلسه شرکت کنند. در چنین شرایطی یا مجبور خواهید شد جلسه را با تنها نماینده شورا پیش ببرید یا جلسه را لغو کنید؛ در هر دو صورت بخشی از اعتماد اهالی محل را از دست خواهید داد. در حالیکه می‌توانستید با یک برنامه‌ریزی دقیق و پیش‌بینی این اتفاق یا اتفاق‌های مشابه، از بروز آن پیشگیری کنید. اما چگونه؟
در زیر فوت و فن‌ها و نکات کلیدی برگزاری همایش‌ها و رویدادهای محله‌محور را برای شما تدوین کرده‌ایم. این نکات خلاصه پیاده‌شده کارگاه آموزشی آنلاینی است که در اسفندماه توسط برزن برگزار شد.
مشخص کردن اهداف رویداد
● اهداف را مشخص کنید. برای چه دارید این رویداد را برگزار میکنید؟ مهم‌ترین اهداف را لیست کنید و روی آنها تمرکز کنید. هدف از برگزاری این گونه رویدادها می‌تواند بالابردن آگاهی یا میزان مشارکت، جمع آوری کمک‌های مالی و از این دست باشد.
● در نظر داشته باشید که هدفی (یا هدف‌هایی) را که تعیین میکنید، باید پنج ویژگی خاص داشته باشد و به اصطلاح انگلیسی‌اش SMART (هوشمندانه) باشد:
- واضح و روشن باشد (Specific)
- قابل اندازه‌گیری باشد (Measurable)
- دست یافتنی و امکان تحقق داشته باشد (Attainable)
- واقع‌گرایانه باشد (Realistic)
- زمان‌بندی شده باشد (Time-based)
شناسایی منابع
● پیش از برگزاری رویداد باید منابعی که در دست دارید را مشخص کنید.
- چقدر بودجه دارید؟
- چه مدت وقت دارید؟
- چه تعداد منابع انسانی در اختیار دارید؟
- به چه رسانه‌هایی دسترسی دارید؟
● از همه کمک بگیرید. بپرسید آیا کسی جای مناسبی که گنجایش تعداد مشخصی را داشته باشد سراغ دارد تا به صورت مجانی در اختیار شما بگذارد. اگر چنین پیشنهادی داشتید، حتما قبل از پذیرش آن از کیفیت سالن و امنیت آن، مسیر رفت و آمد و امکانات موجود در آن اطمینان حاصل کنید. مواظب باشید سالن زیادی هم بزرگ نباشد تا در صورتی که استقبال خوبی نشد، کمی جمعیت از اعتبار جلسه شما کم نکند. ببینید آیا کسی می‌تواند سیستم صوتی را برای شما جور کند. آیا کسانی هستند که در روز برگزاری و قبل از آن بتوانند وقت داوطلبانه در اختیار شما بگذارند. آیا می‌توانید از یک رستوران را یا شرکت بخواهید تا پذیرایی را رایگان به عهده بگیرند و در عوض برند غذایی خود را معرفی کنند؟
● از اسپانسرها کمک بگیرید. از سازمان‌های مردم نهاد دیگر کمک بگیرید. از کسب و کارهای محلی کمک بگیرید. از چاپخانه‌ها برای چاپ موادی که برای تبلیغات و اطلاع‌رسانی و مارکتینگ آماده کرده‌اید کمک بگیرید.
مدیریت انگیزش
● در مورد این که چه عوامل انگیزشی را می‌توان برای افزایش مشارکت در رویداد ایجاد کرد با توجه به بودجه و امکاناتی که دارید بحث کنید. مثلا اگر یک نشست محلی کوچک برگزار می‌کنیم یک صبحانه یا عصرانه ساده می‌تواند انگیزه خوبی برای مشارکت بیشتر باشد. همچنین می‌توانید یک هدیه کوچک مثل قلم، تقویم، کیف پول جیبی یا چیزی شبیه آن در نظر بگیرید. ازاسپانسرها برای تقبل هزینه‌ها کمک بگیرید.
● برای قانع کردن کسانی که بودجه یا تجهیزات مراسم شما را تامین می‌کنند، باید منافع خودتان و آنها را به یک اندازه در نظر بگیرید. سود متقابل امکان همکاری را تقویت می‌کند. برای مثال منفعت حاصل از حمایت از یک برنامه آموزشی برای یک شرکت تجاری می‌تواند اعتبار و پرستیژ آن شرکت را افزایش دهد و بخشی از مسوولیت‌پذیری اجتماعی آن شرکت محسوب شود. به این ترتیب شما می‌توانید با تاکید بر این منفعت با شرکت مورد نظر وارد مذاکره شوید.
● برای این منظور بهتر است قبل از هر گونه ارتباطی شناخت کافی از شرکت یا شخصی که در نظر دارید برای درخواست کمک سراغش بروید داشته باشید. مطالعه وبسایت، پروفایل‌های شبکه‌های اجتماعی، دوستان و آشنایانی که با آنها در ارتباط هستند منابع خوبی برای این شناخت هستند.
تهیه پروپوزال و انتخاب شیوه برگزاری رویداد
● پروپوزال‌ها و ایده‌ها را وسط بریزید. در مورد نوع جلسه‌ای که می‌خواهید برگزار کنید همفکری کنید. با توجه به مخاطبانی که دارید، و تعداد شرکت‌کنندگان احتمالی، آیا برگزاری جلسه پرسش و پاسخ به عنوان مثال مناسب‌تر است یا باید به جلساتی از نوع دیگر مثلا کارگاه آموزشی، سمینار و غیره بیاندیشید.
● اهداف مختلف نیز روی انتخاب نوع جلسه تاثیر خواهد گذاشت. مثلا جلسه‌ای که با هدف معرفی یک موضوع یا شخص است، با جلسه ای که هدف آن جلب مشارکت و درخواست همکاری است، با جلسه دیگری که هدفش جلب کمک‌ها و منابع مالی است و یا با جلسه‌ای که به منظور معارفه و نزدیک کردن دیدگاه‌های شرکت کنندگان برگزار می‌شود، با هم متفاوت هستند. در زیر نمونه‌هایی از ایده‌های برگزاری رویدادها و مراسم را ذکر کرده‌ایم:
– شناسایی مشکلات و نیازهای زنان در محله
– معرفی روش‌های پیشگیری از سرطان سینه یا ابتلا به دیابت
– آشنایی شهروندان با نامزدهای انتخاباتی یا نمایندگان محل
– معرفی یک مرکز خدمات مشاوره محلی
– شناسایی راه حل برای مشکل زباله خیابان‌های اصلی محل
– برنامه‌ریزی برای ورزش صبحگاهی بانوان محل
– شروع یک پروژه نیازسنجی برای زنان در محل
● دنبال موضوع‌های جذاب که جلب توجه می‌کنند و در عین حال با مخاطبان شما سنخیت دارند بگردید.
● از تجربه سازمان‌های دیگر در برگزاری رویدادهای مشابه استفاده کنید. آنها برای جلب مخاطب چه کردند؟ چگونه هزینه‌ها را کاهش دادند؟ از چه سخنرانانی استفاده کردند و آیا از آن استقبال شده بود؟ چه نکاتی را فراموش کرده بودند که برایشان مشکل ساز شده بود؟
تهیه برنامه پشتیبان
● برنامه پشتیبان (بک آپ) داشته باشید. چون معمولا تصمیم‌ها روز به روز ممکن است تغییر کند. این آمادگی را داشته باشید که در صورت تغییر زمان، مکان، سخنران و یا کنسل شدن کل برنامه چه باید کرد. چطور باید به مخاطبان اطلاع داد. حتی یکی دو متن در این مورد آماده داشته باشید.
● همینطور برای موارد اضطراری مثل قطع برق یا از کار افتادن سیستم صوتی تصویری، گزینه‌های جایگزین در ذهن داشته باشید. برای مثال خودتان را برای قطع شدن برق یا خراب شدن کامپیوتر آماده کنید.
مخاطب‌شناسی
● مخاطب شناسی کنید. چه گروه‌های سنی و اجتماعی مخاطب برنامه شما خواهند بود؟
● سخنرانی که دعوت میکنید، مکانی که برای برگزاری جلسه در نظر می‌گیرید، محتوایی که ارایه میکنید، بسته به اینکه مخاطبان شما چه کسانی هستند، متفاوت خواهد بود. انتخاب مخاطب ارتباط مستقیم با اهدافی که تعیین میکنید دارد. برای هدفی که تعیین کرده‌اید چه گروهی را در نظر می‌گیرید. شرکت‌کنندگان چه ویژگی‌هایی باید داشته باشند؟ برگزارکنندگان چه ویژگی‌هایی باید داشته باشند؟ سخنرانان، آموزشگران و تسهیلگران چه ویژگی‌هایی باید داشته باشند؟
● پیش از دعوت از مخاطبان تا حد امکان اطلاعات کافی از آنها داشته باشید، از جمله اطلاعات شخصی و حرفه‌ای. مانند این که این اشخاص چه جایگاه اجتماعی‌ای دارند؟ جایگاه اجتماعی افراد به شما کمک می‌کند زبان تنظیم و نگارش دعوتنامه را مناسب شرایط آنها بنویسید. متن دعوتنامه برای دانش‌آموزان ابتدایی، برای مردم عادی، برای متخصصان و کارشناسان، برای هنرمندان یکسان نخواهد بود. علاوه بر این حساسیت‌های مخاطبان را در نظر بگیرید. دیدگاه‌های فکری و فرهنگی، سطح علمی یا کیفی رویداد، ویژگی سایر شرکت کنندگان یا میهمانان هریک اثر تعیین کننده‌ای در رد یا پذیرفتن دعوتنامه شما دارد. برای مثال اگر دو سخنران با سطح علمی بسیار متفاوت انتخاب کرده باشید، این احتمال که سخنرانی که از اعتبار علمی ویژه‌ای برخوردار باشد نخواهد در کنار سخنرانی که ناشناس است قرار بگیرد وجود خواهد داشت.
● علاوه بر این داشتن اطلاعات کلی در مورد زندگی شخصی شرکت کنندگان یا میهمانان یک رویداد موجب افزایش اعتبار برنامه شما نزد آنها می‌شود. اینکه بدانید در کجا زندگی می‌کنند؟ وضعیت رفت و آمدشان به چه صورت خواهد بود؟ آیا بیماری یا رژیم غذایی خاص دارند؟ آیا نیاز به امکانات و یا خدمات خاصی در طول رویداد دارند؟
زمان‌بندی
● برای ریز کارهای رویداد زمان بندی داشته باشید. یک صفحه اکسل درست کنید و تمام کارهایی که باید انجام شود را با ذکر مهلت و ضرب‌العجل مشخص و نام فرد یا افرادی که مسوول انجام آن هستند روی آن درج کنید. یک نفر را مسوول به روز رسانی این صفحه کنید تا جریان کارهای انجام شده و در حال انجام و کارهای لازم به پیگیری از دست‌تان خارج نشود. این فرد باید با اشخاص مسوول در هر قسمت در ارتباط باشد و آخرین خبر وضعیت انجام کارها را از آنها بگیرد و به اصطلاح آپدیت کند.
● علاوه بر این شما می‌توانید از اپلیکیشن‌های مختلفی که برای این منظور روی اینترنت و همچنین برای تلفن‌های همراه تهیه شده است استفاده کنید.
تنظیم پیام
● پیام‌ها عموما مسایل مورد توجه سازمان هستند که در هنگام برگزاری رویداد مورد بحث قرار می‌گیرند. برای هر یک از این مسائل، کارشناسی را برای بیان دغدغه‌ها و پیشنهاد راه‌حل انتخاب کنید. گردانندگان جلسه باید از کارشناسان بخواهند برنامه‌های پیشنهادی یا راه حل‌شان را برای هر یک از آن مسایل مورد نظر ارایه دهد.
● مواظب باشید بحث‌ها جناحی و حزبی نشود. در کارهای مردم نهاد حتی‌الامکان بهتر است که وارد حوزه سیاست نشد.
● خلاقیت به خرج دهید و جلسه را به شکلی مفرح و جذاب برای مخاطبان برگزار کنید. برگزاری جلسه در یک فرهنگسرا، نمایش یک فیلم مرتبط، دعوت از شهروندان موفق، مشاهیر و هنرمندان معمولا باعث افزایش انگیزه شرکت کنندگان در جلسات مشابه می شود.
● در هر یک از روش‌های فوق، می‌توان پرسش‌ها و پاسخ‌هایی غیر رسمی را نیز در پایان جلسه رسمی مطرح کرد.
● تیم خودتان را قبل از شروع جلسه توجیه کنید تا رفتار و گفتار یک‌دستی داشته باشد. تاریخچه موضوع یا اهداف را برای تیم خود توضیح دهید. برای ارایه پیام به مخاطب از تکنیک‌های زیر استفاده کنید:
داستان‌گویی: خواسته‌هایتان را به داستان‌های تاثیرگذار تبدیل کنید تا پاسخی که می‌خواهید را از مخاطب بگیرید. داستان‌های احساسی، عاطفه شنونده را درگیر می‌کند.
نگرانی: افراد را صادقانه نگران کنید که چیزی را که برایش ارزش قایلند ممکن است از دست بدهند. امیدِ به دست آوردن انگیزه می‌دهد، اما ترسِ از دست دادن قدرتمند‌تر است. بگذارید افراد موقعیت‌ها را امتحان کنند، تا برایشان ارزش قائل شوند.
شادابی: فضای شاد افراد را ماجراجوتر و آماده‌تر برای پذیرش چیزی می‌کند.
جلب توجه: پیام‌هایتان را نوآورانه و غیرقابل پیش‌بینی کنید. گاهی با ارائه اطلاعات کمتر می‌توانید کنجکاوی اعضای تیم را تحریک کرده و توجه آنها را به خود جلب کنید.
سادگی و سرراستی: سعی کنید اثری که مراسم یا رویداد شما خواهد گذاشت را به زبان ساده به مخاطبان نشان دهید.
● چیزی تهیه و چاپ کنید تا مخاطبان با خود ببرند؛ مثلا یک بروشور که می‌تواند حاوی تعدادی از پیام‌های کلیدی که در مراسم روی آن بحث شد، باشد.
● می‌توانید تعدادی از آمارهای تاثیرگذار را با ذکر عبارت «آیا میدانستید….» در بروشور بگنجانید. به اشتراک گذاشتن این آمارها می‌تواند میزان مشارکت را افزایش دهد.
● فراموش نکنید که نام و رسالت برنامه و گروه یا سازمان مردم نهاد خود را در گوشه‌ای از این بروشور حتما ذکر کنید.
● همینطور می‌توانید از گروه‌های محلی بخواهید محصولات خود را قبل از شروع جلسه یا بعد از آن برای ارایه یا فروش در غرفه‌ای جلوی ورودی مراسم بگذارند.
چه‌بایدهای نزدیک‌تر به روز رویداد
● در روزهای نزدیک به رویداد، توالی ارتباطات را بیشتر کنید. فراموش نکنید پیام شما با یک بار، اثر کافی را نخواهد گذاشت.
● به تاثیرگذاران مراجعه کنید و ازشان کمک بگیرید. ببینید آیا کسی می‌تواند از برش کلام خود و شبکه دوستان و اقوام خود برای جلب مخاطب بیشتر به شما کمک کند. آیا کسی هست که سیستم صوتی تصویری در اختیار شما بگذارد، یا کار عکاسی و فیلمبرداری را برایتان انجام دهد، خوراکی یا کاردستی مختصری تهیه کند و با آن از میهمانان پذیرایی کند، یا اصلا هماهنگی‌ها را انجام دهد.
● قدرت رسانه های اجتماعی دیجیتال را دست کم نگیرید.
چگونگی کنترل جلسه
● در روز برگزاری رویداد یا برنامه، مسوولیت‌هایی که به داوطلبان داده‌اید را با آنها مرور کنید. فرض را بر این نگذارید که آنها می‌دانند چه باید بکنند. وظایف محوله را حتی اگر ساده باشد، برایشان تکرار کنید و از آنها بخواهید هر سوالی دارند، از شما بپرسند.
● وسایل صوتی را یک یا دوبار امتحان کنید. ببینید آیا میکروفن درست کار می‌کند، آیا در فاصله خاصی سوت می‌کشد؟ آیا صدا به انتهای سالن می‌رسد؟ آیا کامپیوتر به درستی به ویدیوپروجکتور وصل شده است؟ آیا اندازه فایل‌های نمایش داده شده روی صفحه مناسب است؟
● موارد ایمنی را برای پیشگیری از وضعیت بحران در نظر بگیرید. مثل دسترسی به درهای خروجی، کپسول آتش نشانی، کمک‌های اولیه، هماهنگی با مسوولان برنامه‌ریزی شهری در صورت لزوم مثل نیروی انتظامی ،شهرداری، اداره اماکن… وسایل گرمایشی، سرمایشی، آب آشامیدنی و دستشویی‌ها ، مدیریت زباله و از این دست….
● برای مدیریت یا کنترل بهتر همه موارد، استفاده از چک لیست‌ها همیشه کارآمد است. با استفاده از چک لیست همه چیز سر موقع و سر جای خودش انجام می‌شود. تهیه چک‌لیست و تقسیم وظایف و نظارت بر چک‌لیست‌ها اگر به عهده داوطلبان گذاشته بشود، جلسه یا مراسم بهتر مدیریت می‌شود. برای مثال در چک‌لیست بخش ثبت نام، مشخص کنید شرکت کننده‌ها از کجا وارد شوند، کجا اسم بنویسند، چه چیزی دریافت کنند و به کجا هدایت شوند. شما می‌توانید چک‌لیست‌های مختلفی آماده کنید: چک‌لیست پرسش و پاسخ، چک‌لیست پذیرایی، چک‌لیست پشتیبانی فنی و غیره.
پیگیری‌های پس از رویداد
● بعد از برگزاری مراسم، نتایج را تحلیل کنید. ببینید تا چه حد به اهدافی که در نظر داشته‌اید رسیده‌اید. برای این منظور می‌توانید پرسشنامه تهیه کنید و در دقایق پایانی مراسم بین شرکت‌کنندگان توزیع کنید. می‌توانید برای سنجش میزان رضایت از صورتک شاد، غمگین یا بی‌تفاوت استفاده کنید. علاوه بر این با توجه به شناختی که از شرکت کنندگان و میهمانان دارید می‌توانید یک پرسشنامه طراحی کنید و بعد از جلسه به همراه یک کارت یا پیام تشکر برایشان بفرستید و بخواهید به شما بازخورد بدهند. اگر احتمال می‌دهید که مخاطب زمان زیادی برای پاسخ به پرسشنامه نداشته باشد می‌توانید یک جلسه ارزشیابی با برگزارکنندگان و یا میهمانان برگزار کنید و نظرشان را در مورد برنامه و نقاط ضعف و قوت آن بپرسید و بخواهید پیشنهادهایشان را برای برنامه‌های آینده مطرح کنند.
● اجرای هر مراسمی هرچقدر هم که کوچک باشد برای شما و تیم همکارانتان درس‌ها و تجربیاتی به همراه دارد. این درس‌ها را می‌توانید به صورت انفرادی و یا در یک جلسه بارش فکری ثبت کنید و برای برنامه‌های آینده مد نظر قرار دهید.
